GERENTE ADMINISTRATIVO:
Establece las prioridades laborales y gestionan los gastos de una empresa, organización u oficina. También se encargan de analizar las operaciones y estrategias administrativas, además de supervisar el desempeño de los empleados con el objetivo de sugerir e implementar nuevos métodos y sistemas de trabajo.
En otras palabras, los Gerentes de Oficina supervisan y coordinan todas las labores administrativas de una empresa u organización, con la excepción de grandes empresas, donde cada departamento (Contabilidad, Recursos Humanos, entre otros) tiene su propio Gerente. Por otro lado, al trabajar para pequeñas organizaciones, los Gerentes de Oficina deberán llevar a cabo las tareas de un Asistente Administrativo o de un Secretario Ejecutivo, como lo son llevar las agendas de los ejecutivos y coordinar reuniones de trabajo.
Claramente, las tareas y responsabilidades de un Gerente de Oficina dependerán del tipo de empresa u organización para la cual trabajan, desde firmas de abogados hasta consultorios médicos, la lista es infinita. Su supervisor inmediato puede ser el Director General, el Gerente Senior o cualquier otro ejecutivo de la empresa.
Funciones Principales:
- Desarrollar, implementar, monitorear y revisar planes, procesos y sistemas tácticos y operativos, cumpliendo con los objetivos, criterios, políticas, procesos, presupuestos, fechas de entrega y otros requisitos de la empresa u organización.
- Contratar a nuevos empleados o asistir al departamento de Recursos Humanos durante el proceso de reclutamiento.
- Entrenar, orientar, supervisar y sancionar a miembros del personal para asegurar la eficiencia de la operación diaria de la oficina:
- Asignar, supervisar y monitorear las tareas administrativas de áreas como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, introducción de datos, entre otros.
- Asegurar que los objetivos y las fechas de entrega sean cumplidas, además, que los proyectos se lleven a cabo de acuerdo con los criterios y procedimientos de la empresa.
- Colaborar con otros departamentos para asegurar el manejo correcto de todas las operaciones.
- Supervisar los presupuestos y la contabilidad, incluyendo la nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cobros, conciliaciones bancarias, remesas y reportes financieros:
- Asegurar la planificación, preparación y gestión del presupuesto cumpliendo con los objetivos, criterios y procedimientos de la empresa.
- Asegurar que tanto las actividades administrativas como los servicios no se salgan del presupuesto establecido.
- Supervisar el mantenimiento y reparación de los equipos de oficina, además del reemplazo de suministros:
- Identificar las deficiencias en la oficina y determinar los requisitos de las instalaciones.
- Revisar todos los pedidos para suministros y aprobar/negociar los precios de los mismos.
- Cultivar y mantener relaciones profesionales con distribuidores y proveedores de servicios.
- Gestionar recibos y facturas, entregándolas al departamento de Contabilidad cuando sea necesario.
- Encargarse de las quejas y reclamos, realizar la investigación correspondiente y encontrar una posible solución:
- Escuchar las opiniones de los empleados y clientes para poder realizar los cambios necesarios.
- Entregar reportes, actualizar los registros y las bases de datos, además de preparar presentaciones y propuestas cuando sea requerido:
- Realizar un resumen general de las actividades llevadas a cabo en la oficina, identificar tendencias y hacer las recomendaciones pertinentes.
- Evaluar y reportar el desempeño de los empleados de acuerdo con los criterios establecidos por la empresa.
- Ofrecer su opinión y realizar las recomendaciones y ajustes correspondientes a los métodos y sistemas de trabajo actuales.
- Supervisar las entradas y salidas de los empleados:
- Revisar y aprobar los permisos (por enfermedad, razones profesionales o personales, entre otros) y vacaciones de los empleados.
- En ciertos casos, planificar y coordinar eventos corporativos.
Labores diarias
- Entrenar, orientar, supervisar y sancionar al personal administrativo.
- Asegurar la eficiencia de las operaciones generales de la oficina monitoreando el flujo de trabajo diario y delegando las tareas entre los miembros del personal.
- Supervisar el desempeño de los empleados, los presupuestos para cada proyecto y las fechas límite.
- Realizar las recomendaciones y ajustes necesarios a realizar a los métodos y sistemas de trabajo actuales.
- Preparar presentaciones, propuestas y reportes.
- Supervisar el mantenimiento y reparación de equipos de oficina, además del reemplazo de suministros.
